YÖNETİCİ ASİSTANLIĞI
Her mesleğin ayrı bir zorluğu ve kariyer süreci vardır. Yönetici asistanlığı da oldukça çaba gerektiren ve profesyonellik isteyen mesleklerin başında gelir. Yönetici asistanlığı başlanıldığında bırakılamayan ve keyifle yapılan meslekler arasında yer alır.
Yönetici asistanlığı nedir?
Ülkemizde yönetici asistanlığı nedir ne iş yapar gibi soruların cevabını vermek için kurumsal firmalarda çalışan ve bu görevi hakkı ile yapan kişileri baz alarak cevaplamak gerekir. Bir asistan şirketin kalifiye elemanlarından biridir ve oldukça fazla sorumluluğa sahiptir.
Büro yönetimi ve yönetici asistanlığı ne iş yapar?
Büro yönetimi ve yönetici asistanlığı ne iş yapar dendiğinde verilebilecek birçok cevap bulunmaktadır. Üst düzey yöneticinin asistanlığını yapan kişi şirketin neredeyse tüm gizli bilgilerine sahip olan ve bunları gizlemek ile görevli olan kişidir.
Bunun dışında zamanı en etkin şekilde kullanması gereken kişi yine yönetici asistanlarıdır. Kendi yöneticisinin programını hazırlarken ayrı bir planlama yapmasının yanı sıra, şirketin evrak takibini sağlarken de ayrı bir planlama yapmak durumundadır.
Yönetici asistanlığı görevleri
Gelen evrakların kayıt edilmesi, yazışmaların gerçekleştirilmesi, gönderilmesi gereken evrakların postalanması, telefon yönlendirmeleri, misafirlerin ağırlanması, yöneticinin programının düzenli bir şekilde tutulması, tüm birimler arasındaki iletişimin sağlanması gibi görevler yönetici asistanlığı görevleri arasında yer alır.
Yönetici asistanlığı eğitimi – Büro yönetimi ve yönetici asistanlığı bölümü
Yönetici asistanlığı eğitimi genel olarak özel eğitim merkezilerinde büro yönetimi ve yönetici asistanlığı eğitimi kapsamında verilir. Bu programlardan mezun olan kişiler firmalarda yönetici asistanı, büro memuru gibi görevlerde çalışırlar.
Çok uzun olmayan eğitim süresince iş hayatında gerekli olabilecek tüm konularda detaylı bir eğitim alınmasının ardından üst düzey yönetici asistanlığı yapılabilmektedir.
Yönetici asistanlığı maaşları
Yeni mezun bir yönetici asistanı adayının ilk baş deneyim için küçük ölçekli işletmelerde deneyim kazanma süreci olabilir. Bu süreçte iş hayatının ne denli zor, asistanlığın büyük sorumluluk olduğunun farkına varacaktır. Uzun bir süreçten sonra kariyer hedefinde kurumsal bir firma var ise İngilizce eğitim alınmasının ardından farklı firmalar ile görüşmeye başlanabilir. Büyük ölçekli firmalarda yönetici asistanlığı maaşları genel olarak oldukça yüksektir.
Taban ücretler ile maaş alan büro yönetimi ve yönetici asistanlığı personeli deneyim için bu şartlarda kısa sürede olsa çalışmalıdır.
Yönetici asistanlığı kursu
Yönetici asistanı olarak kariyer yapmak isteyen birinin mutlaka gerekli eğitim belgelerine sahip olması gerekmektedir. Bu belgeler için çalıştığı kurum aracılığı ile eğitimlere katılabileceği gibi, eğitim merkezimizde yönetici asistanlığı kursu avantajlarından faydalanılabilir. Bu kurslardan alınan sertifikalar özellikle iş kolunun bölümünden mezun olmayan ancak deneyim edinerek bu görevde yer alan kişiler için oldukça önemlidir.
Büro yönetimi ve yönetici asistanlığı iş imkanları, iş ilanları
Özellikle kurumsal firmalar mezuniyet belgesi veya eğitim sertifikası bulunan kişiler ile çalışırlar. Yönetici asistanlığı görevinde en önemli şey iyi bir eğitim sürecinden geçmektir. Ayrıca yabancı dil bilmekte oldukça önemlidir.
En yaygın olan dil İngilizce başta olmak üzere son zamanlarda ülkemizde git gide büyüyen yabancı firmalar sayesinde Almanca, Rusça, Arapça ve Çince de alternatif bilinmesi gereken diller arasında bulunmaktadır. Bu konuda profesyonel olarak çalışmak ve iyi bir maaş alabilmek için mutlaka bilinenin üzerine sürekli bir şeyler eklemek faydalı olacaktır.
Büro yönetimi ve yönetici asistanlığı iş ilanları ve büro yönetimi ve yönetici asistanlığı iş imkanları genel olarak ofis personeli, yönetim, idari gibi bölümler altında yer almaktadır. Bu alanda iş ararken mutlaka sekreter, asistan, müdür sekreteri, bölüm sekreteri, üst düzey yönetici sekreteri, üst düzey yönetici asistanı, yönetici asistanı ve büro memuru gibi kelimeler ile arama yapmak daha kapsamlı ve daha verimli bir sonuç çıkartacaktır.
Büro yönetimi ve yönetici asistanlığı dersleri
Büro yönetimi ve sekreterlik olarak da anılan bölümde öğrenim gören öğrenciler tüm büro yönetimi ve yönetici asistanlığı dersleri hakkında eğitim görürler. Bunların arasında resmi kurumlar ile yazışmalar, özel kurumlar ile yazışmalar ve iç yazışmalar gibi dikkat edilmesi gereken detaylar vardır. Genel olarak tüm yıl boyunca devam eden raporlamalar da yöneticiye sunulmadan, yönetici asistanının elinden geçer.
Bir yönetici asistanı yöneticisine gelen evrağı sunmadan mutlaka okur ve ne imzalattığını bilir. Bu konuda takipçi olmak oldukça önemlidir. Daha sonra yöneticinin sorduğu soruya net cevap verebilmek asıl görevlerden biridir. Bunların dışında yöneticinin günlük, haftalık ve aylık programı yönetici asistanın en belirgin görevidir.
Toplantılar, görüşmeler ve seyahatler gibi tüm detayların günlük ve saatlik olarak not alınması ve günlük, saatlik olarak yöneticiye hatırlatılması gerekmektedir. Bazı yöneticiler bu konuda çok hassas olurlar. Randevuları verilirken mutlaka yöneticiden teyit almak şarttır. Randevu verilen saat ve günün en az birkaç saat önce yöneticiye hatırlatılması asistanında hazırlık aşamasında yapması gerekenler için rahatlık yaratacaktır.
Görüşmeye gelen kişinin randevusu olsa bile her halükarda yöneticiye misafirin geldiğinin haber verilmesi ve görüşmeye o şekilde alınması görgü kuralıdır. Bu tip davranışlar yönetici asistanının işini iyi yaptığının göstergesidir. Bir yönetici asistanı devlet dairesinden gelen bir kişiyi bu tür prosedürlere tabi tutmaz. Direk yöneticisinin odasına alınmasının yanı sıra, genelde yönetici de bu kişileri kapıda karşılar. Bir yönetici asistanı duruşu, konuşması, ses tonu ve ikili diyaloglarında son derece dikkatli ve özenli olmalıdır.
Büro yönetimi ve yönetici asistanı nedir?
Şirketin en şık personeli olmaya aday olan yönetici asistanları aynı şekilde konuşma stilleri ile de karşısındaki kişiyi etkilemelidir. Büro yönetimi ve yönetici asistanlığı nedir dendiğinde kısa olarak verilecek cevap yöneticisin sağ koludur denilebilir.
Her işini takip eden, sürekli iletişim halinde olan ve yöneticinin isteklerini yerine getiren en yakın olduğu kişidir. Bir yönetici asistanının yöneticisinin yüz yüze görüşmelerinde olduğu gibi telefon görüşmelerinde de alt üst ilişkisinin çizgisini korumakla görevlidir.
Büro yönetimi ve yönetici asistanı telefon görüşmeleri
Genel olarak yönetici asistanlığı konusunda uzman olmuş iki asistan karşılıklı olarak kendi yöneticisinin üstünlük düzeyine göre telefon aktarımı yaparlar. Örneğin; Firmanın genel merkezinden bir başkan yardımcısının asistanı, fabrikadaki bir müdürü arıyor ise fabrika müdürünün asistanı direk olarak başkan yardımcısının asistanını müdürü ile görüştürür.
Bu görüşme esnasında başkan yardımcısı asistanı hatta olarak aktarılır. Başkan yardımcısı müdürü hatta aldıktan sonra kendi yöneticisine aktadır. Karmaşık gibi gözüken bu düzen alt – üst hiyerarşisinin getirisidir.
Üst düzey yönetici altındaki kişiyi arıyor ise asla asistan ile muhatap olmaz, bu aradaki kişileri asistanı ile görüştürür ve asıl kişi hatta gelene kadar kimseyle görüşmez. Aynı mevkide olan kişilerde ise yapılması gereken aynı anda aktarımdır. İki asistan da birlikte geçelim diyerek aynı anda müdürlerine telefonu aktarırlar. Bu sayede iki aynı kademede olan yönetici de karşı tarafın asistanı ile görüşmeden ilgili kişi ile görüşmeyi sağlar.
Yönetici asistanı raporlama – arşivleme işlemleri
Bir diğer önemli işler arasında arşivleme yer almaktadır. Her gün gelen evrağın bir kopyası alınır ve numaralandırılarak bilgisayarda bir dosya oluşturulur. Bunun dışında bu kopya evraklar yılsonuna kadar itina ile dosyalanır.
Yıl sonunda tüm yılın evrakları numaralandırılarak arşivlenir. Sekreterya bölümünden geçen tüm evraklar bu şekilde arşive kaldırılır. Yöneticinin gün içinde görmesi, kontrol etmesi ve imzalaması gereken tüm evraklar tek tek götürülmez. Biriken evraklar imza dosyasına yerleştirilir ve uygun olunduğu anda imzaya götürülür.
Yöneticinin odasının kontrolü, temizliği gibi tüm detaylarda yönetici asistanının görevleri arasındadır. Yönetici asistanı, yöneticisi gelmeden odanın temel görünümünü kontrol eder, temizlenmesi gerekiyor ise görevlileri yönlendirir. Yöneticisinin dosyalama işlemlerini de üstlenen asistan yöneticisi gelmeden tüm dosyalamaları yapmak zorundadır. Bunun dışında misafirlerin karşılanması, hoşgörülü davranılması ve her zaman güler yüzlü olmak bir asistanda olması gereken özelliklerdir.
Bir asistanın bilgisayar, ofis programları, ofis araç gereçleri gibi ekipmanları konusunda da bilgisi olması gerekmektedir. Özellikle ofis programları asistan tarafından en sık kullanılan programlardır. Tüm yazışmalar bu programlar üzerinden yapılır. Dosyalar bu programlar üzerinden gönderilir. Bunların dışında mail kontrolü, faks kontrolü ve iletilmesi de asistanın görevleri arasındadır.
Yönetici asistanı ücretleri
Genel sorumlulukları oldukça fazla olan yönetici asistanlarının çalıştıkları sektör ve firmanın büyüklük ölçeğine, ayrıca deneyim ve donanımlarına göre aldıkları ücretler değişmektedir. Bunca işin altından kalkan asistanlar genel olarak hak ettikleri tutarları kurumsal firmalarda alabilirler.
Küçük ölçekli firmalar ülkemizde genel uygulama olan asgari ücreti asistanlara uygun görürler. Tabi asistanın eğitim donanımı ve tecrübeleri de maaşla doğru orantılıdır. İyi bir eğitim almış ve deneyimi bulunan bir asistan tabi ki asgari ücrete çalıştırılacak bir personel değildir. Ücretlerin tabanlarda yer almasının diğer bir nedeni genel olarak bayanlardan oluşan yönetici asistanlarının çok kolay bir iş yaptığını düşünerek herkesin bu tür ilanlara başvurmasıdır.
Yönetici asistanlarının değeri kurumsal kimliğini kanıtlamış, iş standartları belli, konum belirleyebilen firmalarda önem kazanmaktadır.
Yönetici asistanı özel bir meslektir
Yönetici asistanlığı telefonlara bakmak, not tutmak ve gelene hoş geldiniz demek değildir. Bir kara kutu görevi gören bu kişiler, her şeyi duyar ancak kimseyle paylaşmaz. Yönetim katında yer almak büyük sorumluluktur.
Örneğin bu yılki personel zam oranları, işten çıkarılacak personel, ihale dosyaları gibi son derece saklı ve önem arz eden konuların yöneticilerden sonraki tek şahidi yönetici asistanıdır. Belgeleri hazırlar, kopyalarını alır. İlla ki konu hakkında bir bilgi eline geçer. İşte bu nedenle kurumsal firmalar asistan alırken önceki deneyimlerine, duruşuna ve ikili diyaloglara oldukça önem verir.
Sır dolu bir hizmet sunan yönetici asistanları sadece iş değil, yöneticisinin özel hayatını duyar ve görür. Her türlü bilgiyi saklar.
Yönetici asistanı kriterleri
Yönetici asistanı iş ilanlarına göz atarken tüm istenilen özellikler gözden geçirilmeli ve ona göre başvuru yapılmalıdır. Aranan kriterler uyumlu isi başvurunun firmaya iletilmesi her iki taraf için daha sağlıklı olacaktır. Firmalar isteklerini, ihtiyaçları doğrultusunda belirlemektedir. Bu nedenle niteliklerden birden fazlasını taşımıyor iseniz başvurunuzun sonucu olumlu olmayabilir.
Umut bağlamak yerine kriterlerine uyum sağladığınız personel alım ilanlarına göz atmanız faydalı olacaktır. Bu konuda netlik için bir örnek vermek gerekir ise; maden suyu sipariş ettiğinizde, garsonun size sadece su getirmesi ne kadar eksik ve yanlış olur ise, istenilen kriterlere uyumlu olmayan bir kişinin de bu tür ilanlara başvurması o kadar eksik olacaktır.
Bu nedenle bu tür durumlar ile karşı karşıya kalmamak için mutlaka eğitim almak şarttır.
Büro yönetimi ve yönetici asistanı sertifikası
Yönetici asistanlığı sertifikasına kurumumuzdan yönetici asistanlığı eğitimi alarak sahip olabilirsiniz. Alacağınız sertifika Milli Eğitim Bakanlığı onaylı olması nedeni ile devlet kurumlarının alımlarında da geçerli olmaktadır. Özellikle son dönemlerin popüler işlerinden olan memur alımı KPSS sınavı sonuçlarının yanı sıra tercih kitapçıklarında gerekli belge ve eğitim sertifikaları arasında büro yönetimi ve sekreterlik belgesi de bulunmaktadır.
Bu belge ile bir asistanın tüm görevleri hakkında eğitim almış ve bilgi sahibi olmuş olursunuz. Son derece önemli bir görev olarak bilinmesi gereken yönetici asistanlığı görevini yıllar boyunca yapabilirsiniz.
