DOSYALAMA VE ARŞİVLEME EĞİTİMİ
Dosyalama ve Arşivleme Eğitimi, katılımcılara aranan belgeye 30 saniyede ulaşan bir düzen kurma becerisi kazandırır. Belge aramakla geçen dakikalar tek tek küçük görünür; yıl sonunda toplandığında haftalara denk gelir — üstelik bulunamayan tek bir sözleşme, bir davada kurumun elini zayıflatabilir.
Program, dosya planı kurgusundan klasör ve etiket standardına, dijital adlandırma kurallarından saklama süreleri ve KVKK uyumlu imhaya kadar belge yaşam döngüsünün tamamını ele alır. Eğitim sonunda katılımcılar fiziksel ve dijital arşivi tek sistem olarak yönetir.
Dosyalama ve Arşivleme eğitimini şirketinize özel planlayalım. 0 212 951 02 05 · Teklif isteyin
Katılımcı Profili
Dosyalama ve Arşivleme Eğitimi, belge üreten ve saklayan tüm rollere hitap eder:
- Yönetici asistanları ve sekreterler: Yöneticinin belge ve evrak düzenini kuranlar
- İdari işler ve arşiv sorumluları: Kurum arşivini fiilen yönetenler
- İK ve muhasebe personeli: Yasal saklama süresine tabi belgelerle çalışanlar
- Kalite ve doküman yönetimi sorumluları: Doküman kontrol sistemini işletenler
- Ofis çalışanları: Dijital dosya düzenini oturtmak isteyenler
Süresi ve Tarihi
Dosyalama ve Arşivleme Eğitimi toplamda 1 gün (7 saat) sürecek şekilde tasarlanmıştır. Bu süre zarfında katılımcılar, teorik bilgilerin yanı sıra örnek dosya planı kurulumu üzerinde uygulamalı çalışmalarla da desteklenerek gerçek deneyim kazanacaklardır.
Dosyalama ve Arşivleme Eğitimi Kazanımları
Dosyalama ve Arşivleme Eğitimi, katılımcılara belge yaşam döngüsünü düzenli ve mevzuata uygun yönetme becerisi kazandırmayı hedefler. Bu eğitim programının sağladığı kazanımlar şunlardır:
- Dosya Planı Kurma: Katılımcılar, kurumun iş alanlarına göre konu bazlı dosya planını hiyerarşik biçimde kurar.
- Fiziksel Arşiv Düzeni: Klasör, etiket ve raf sistemini standartlaştırır; ödünç belge takibini kurallı yürütür.
- Dijital Dosyalama: Klasör yapısı ve dosya adlandırma standardıyla dijital belgeleri aranabilir kılar.
- Sürüm ve Nüsha Yönetimi: Aynı belgenin kopyalarının çoğalmasını önler; güncel nüshanın tek ve belli olmasını sağlar.
- Saklama Süreleri Bilgisi: Belge türlerine göre yasal saklama sürelerini bilir ve saklama planı hazırlar.
- KVKK Uyumlu İmha: Süresi dolan belgenin kayıt altında ve mevzuata uygun imhasını yönetir.
- Arşiv Taşıma ve Devir: Güncel dosyadan birim arşivine ve kurum arşivine devir akışını kurar.
Dosyalama ve Arşivleme Eğitimi Konuları
1. Belge Yönetiminin Temelleri
- Yaşam döngüsü: üretimden imhaya beş aşama
- Belge vs doküman: kayıt değeri taşıyanın tanımı
- Dağınıklığın maliyeti: arama süresi ve kayıp riski
- Dört ölçüt: bulunabilir, tutarlı, sürdürülebilir, güvenli
- Sahiplik: sistemin yaşaması için sorumlu atama
2. Dosyalama Sistemleri
- Konu bazlı sistem: ana ve alt konu hiyerarşisi
- Alfabetik ve kronolojik: hangi belgede hangisi
- Numaralı sistem: kod tabanlı düzenin avantajı
- Karma yaklaşım: sistemlerin birlikte kullanımı
3. Standart Dosya Planı
- Plan mantığı: kamuda kullanılan yapının kuruma uyarlanması
- Kod kurulumu: dosya kodlarının tasarımı
- Etiket yansıması: kodun rafta okunması
- Plan bakımı: yeni konu ekleme düzeni
4. Fiziksel Arşiv Düzeni
- Klasör standardı: sırt etiketi ve renk kodlaması
- Raf yerleşimi: erişim sıklığına göre plan
- Ödünç takibi: arşivden çıkan belgenin iz kaydı
- Koruma koşulları: nem, ışık ve güvenlik
- Arşiv odası: düzen ve kapasite planlaması
5. Dijital Dosyalama
- Klasör mimarisi: fiziksel planla uyumlu dijital yapı
- Tarama düzeni: kağıttan aranabilir PDF'e
- Bulut depolama: ortak alanda yetki ve düzen
- Arama becerisi: dosyayı saniyede bulma teknikleri
- Yedekleme: dijital arşivin güvencesi
6. Adlandırma ve Sürüm Yönetimi
- Adlandırma standardı: tarih-konu-sürüm formatı
- Sürüm ayrımı: taslak, onaylı, güncel düzeni
- Kopya kirliliği: "son_final_2" karmaşasının önlenmesi
- Ekip uyumu: standardın herkese benimsetilmesi
7. Saklama Süreleri ve İmha
- Yasal süreler: ticari defter, personel dosyası, fatura
- Saklama planı: belge türü, süre, sorumlu tablosu
- İmha süreci: tutanaklı ve güvenli yok etme
- İmha takvimi: periyodik gözden geçirme rutini
- Süresiz saklananlar: kalıcı arşiv belgeleri
8. KVKK ve Gizlilik
- Kişisel veri: içeren belgelerin ayrı disiplini
- Erişim yetkisi: gizlilik derecesine göre kurallar
- Paylaşım sınırı: belge kopyalama ve dışarı verme
- İmha yükümlülüğü: KVKK uyumlu yok etme
9. Arşiv Devri ve Kurumsal Hafıza
- Devir akışı: güncel dosyadan birim arşivine, kurum arşivine
- Personel değişimi: tutanaklı belge devri
- Kurumsal hafıza: geçmiş belgelerden değer üretme
- Ayrılan çalışan: bilginin kurumda kalması
10. Uygulama Atölyesi
- Mevcut durum: kendi dosya düzeninin fotoğrafı
- Plan taslağı: kendi birimi için konu bazlı yapı
- Adlandırma kuralı: ekip standardının yazılması
- Geçiş planı: dağınık arşivin yeni düzene taşınması
Dosyalama ve Arşivleme Eğitimi ile İlgili
Sıkça Sorulan Sorular ve Cevapları
Dosyalama ve Arşivleme eğitimini kurumumuza özel planlayabilir miyiz?
Evet. Dosyalama ve Arşivleme eğitiminin içeriği ve süresi sabit değildir; kurumunuzun belge türleri ve arşiv büyüklüğü doğrultusunda programı birlikte kurgular, tamamen kurumunuza özel olarak ilerleriz.
Dosyalama ve Arşivleme eğitimini hangi illerde veriyorsunuz?
Dosyalama ve Arşivleme eğitimini firmanızın bulunduğu yerde, kendi ofisinizde yerinde vermekteyiz; İstanbul, Ankara ve İzmir başta olmak üzere Türkiye'nin tüm illerinde yerinde eğitim verebiliyoruz. Tercih eden kurumlara eğitimi canlı online olarak da sunmaktayız.
Dosyalama ve Arşivleme eğitimini online veriyor musunuz?
Evet. Dosyalama ve Arşivleme eğitimini canlı online formatta da vermekteyiz; dosya planı ve adlandırma çalışmaları ekran paylaşımıyla birlikte yapılır ve Türkiye'nin her ilinden katılım sağlanabilir. İçerik ve takvim yine kurumunuzun ihtiyacına göre planlanır.
Dosyalama ve Arşivleme eğitimi çalışanlarımızın seviyesine göre uyarlanıyor mu?
Evet. Eğitimin başında katılımcıların mevcut arşiv düzeni ve sorumluluğu hızlıca alınır; düzeni sıfırdan kuracak ekipler ile mevcut arşivi toparlayacak ekipler için program farklı ağırlıkla ilerler.
Dosyalama ve Arşivleme eğitimi kendi arşivimiz üzerinden ilerleyebilir mi?
Eğitimin en verimli formatı budur: dosya planı taslağı ve adlandırma standardı doğrudan sizin belge türleriniz üzerine kurulur, eğitim sonunda kuruma özel bir geçiş planı elde edilir.
KVKK ve yasal saklama süreleri eğitime dahil mi?
Evet. Belge türlerine göre yasal saklama süreleri, saklama planı hazırlama ve kişisel veri içeren belgelerin KVKK uyumlu imhası ayrı bir modül olarak işlenir; kurallar eğitim günündeki güncel mevzuata göre aktarılır.
Katılımcılarımıza sertifika veriliyor mu?
Evet. Eğitimi tamamlayan katılımcılarımıza katılım sertifikası vermekteyiz. Sertifika, eğitimin adını ve katılımcının bilgilerini içerir; kurumunuzun talebine göre dijital veya basılı olarak iletilir.
Dosyalama ve Arşivleme eğitiminin fiyatı ne kadar?
Dosyalama ve Arşivleme eğitimi kurumlara özel planlandığı için sabit liste fiyatı yoktur. İstekleriniz ve kapsam doğrultusunda bir teklif hazırlayıp fiyatla birlikte size iletmekteyiz.
Dosyalama programını kurumunuzun belge düzenine göre planlayalım.
0 212 951 02 05 · Kurumsal teklif
