MAİL YAZARKEN YAPILAN HATALAR

Mail yazarken yapılan hatalar, kurumsal yazışmada en çok tekrar eden ve karşı tarafta iz bırakan alışkanlıklardır; bu yazı her birinin okuyanda bıraktığı etkiyi ve doğrusunu göstererek yazışmalarınızın algısını düzeltmenize yardımcı olur. Karşı taraf sizi tanımadığı bir yazışmada yalnızca cümlelerinizi okumaz; o cümlelerden sizin ne kadar düzenli, ne kadar güvenilir olduğunuza dair bir hüküm verir. Kötü mail emek kaybı değil, itibar kaybıdır.

1. Belirsiz veya Boş Konu Satırı

Konu satırı, mailinizin açılıp açılmayacağına karar veren ilk eşiktir. Gelen kutusunda yan yana duran onlarca satır arasından sizinki "Bilgi", "Önemli" veya bomboş bir başlıkla görünüyorsa, çoğu kişi onu sona bırakır.

Asıl zarar arşivde çıkar

Belirsiz konu satırının asıl zararı ileride ortaya çıkar. Aylar sonra o yazışmayı arattığınızda, "Re: Re: Fwd: konu" zincirinin içinde ne aradığınızı bulamazsınız. İyi bir konu satırı hem alıcıya ne beklediğini söyler hem yazışmayı arşivlenebilir kılar.

• Konuyu eylemle birlikte yazın: "Bütçe onayı bekleyen 3 fatura - 5 Temmuz'a kadar"
• Tek bir maile birden fazla konu sıkıştırmayın; her konu kendi başlığını hak eder
• Yanıt zinciri konu değiştirdiyse başlığı güncelleyin, eski "Re:" silsilesini sürdürmeyin

2. CAPS ve Aşırı Vurgu

Büyük harfle yazılmış bir cümle, ekranda bağırmak gibi okunur. "BU İŞİ BUGÜN HALLEDİN" yazan bir satır, aciliyet değil saldırganlık hissi verir. Yazıda ses tonu yoktur; karşı taraf eksik kalan tonu hep en olumsuz haliyle doldurur.

Her şeyi vurgulamak hiçbir şeyi vurgulamaz

Aynı sorun ünlem yağmurunda, üç farklı renkte fontta ve her cümleyi koyulaştırmada da yaşanır. Her şeyi vurguladığınızda hiçbir şey vurgulanmamış olur. Çevrimiçi yazışmanın yazılı olmayan nezaket kuralları için çevrimiçi iletişim görgü kuralları üzerine genel kaynaklar da büyük harf kullanımının neden bağırmak sayıldığını açıklar.

Tek bir vurgu aracı seçin

Bir kelimeyi öne çıkarmanız gerekiyorsa tek bir araç seçin: ya cümleyi başa alın, ya kısa bir madde yapın. Vurgu, ölçülü kullanıldığında işe yarar.

3. Gereksiz Tümünü Yanıtla

On beş kişinin kopyada olduğu bir duyuruya "Teşekkürler, aldım" diye herkese yanıt vermek, on beş kişinin gelen kutusunu gereksiz yere doldurur. Bunu birkaç kişi yapınca ortaya, kimsenin okumadığı ama herkesin sildiği bir yazışma yığını çıkar.

Kişisel not herkese gidebilir

Daha ciddi bir kaza da mümkündür: yöneticinize özel söyleyeceğiniz bir cümleyi yanlışlıkla tüm listeye göndermek. Kurumsal hayatta en çok utanç veren anlardan biri, "tümünü yanıtla" ile gönderilmiş kişisel bir not fark edildiğinde yaşanır.

Basit önleyici alışkanlıklar

Birkaç basit alışkanlık bu hataların çoğunu keser:

• Yanıt yalnızca bir kişiyi ilgilendiriyorsa "yanıtla" deyin, "tümünü yanıtla" değil
• Bilgi amaçlı eklenecekleri Cc, gizli tutulması gerekenleri Bcc alanına koyun
• Göndermeden önce alıcı satırına bir kez daha bakın; otomatik tamamlanan yanlış isimler buradan yakalanır

Belirsiz konu satırı, CAPS ve "tümünü yanıtla" en sık üç maile zarar veren hatadır; bu üçü düzeldiğinde yazışmalarınızın algısı belirgin biçimde değişir.

4. Dağınık ve Uzun Gövde

Tek bir paragrafta üç ayrı talep, iki soru ve bir hatırlatma olan maile kimse doğru cevap veremez. Okuyan, hangi soruya yanıt vermesi gerektiğini kaçırır; siz de yarım yanıt alıp aynı konuyu ikinci kez yazmak zorunda kalırsınız.

Dağınıklık profesyonellik algısını düşürür

Müşteriye veya yöneticiye gönderilen bir mailde dağınıklık doğrudan profesyonellik algısını düşürür. Okuyanın saniyeler içinde "benden ne isteniyor" sorusunun cevabını görmesi gerekir.

• Bir maile tek ana konu; ek talepler varsa numaralı maddelere bölün
• Eylem isteğini başa veya sona net biçimde yazın: kim, neyi, ne zaman
• Uzun arka plan bilgisini en alta veya eke taşıyın, gövdeyi hafif tutun
• "Ekte dosya var" deyip eki unutmayın; göndermeden önce eki kontrol edin

Yazışmayı kısa ve tarif edilebilir tutmak, kurumsal iletişimin temel nezaket kuralıdır. Bu disiplin, gelen kutusunu yönetme becerisinin de çekirdeğini oluşturur.

5. Ton, Hitap ve Aceleyle Gönderme

Yanlış hitap, bir maili daha ilk satırda bozar. İsmi yanlış yazılmış bir alıcı, kuru bir "Merhaba" ile açılan resmi bir teklif veya tanımadığınız birine fazla samimi bir giriş, içerik ne kadar iyi olursa olsun ilk izlenimi sarsar.

Tonu alıcıya göre ayarlayın

Tonun bir ucu fazla resmî, diğer ucu fazla laubali olabilir. Doğrusu, alıcının kim olduğuna göre ayarlanan ölçülü bir tondur. Yöneticiye yazarken net ve saygılı, müşteriye yazarken sıcak ama profesyonel, ekip içinde ise kısa ve doğrudan bir dil çoğu durumda işe yarar.

Aceleyle göndermeyin

En sinsi hata ise aceleyle göndermektir. Öfkeyle yazılmış bir cevabı hemen göndermek, sabah pişman olunan ilk şeydir. Önemli mailleri bir kez sesli okuyup öyle göndermek, hem yazım yanlışlarını hem ton sorunlarını yakalar. İyi bir yazışma disiplini geliştirmek isteyenler, sözlü ve yazılı ifadeyi birlikte ele alan etkili iletişim eğitimi içinde bu konuyu derinleştirebilir; gelen kutusunu bir bütün olarak yönetmeyi hedefleyenler ise süreci yönetici asistanlığı eğitimi kapsamında günlük iş akışıyla çalışabilir.

Beş hatanın etkisini ve doğrusunu tek bakışta görmek için:

Sonuç

Mail hatalarının ortak özelliği, küçük görünüp büyük iz bırakmalarıdır. Belirsiz bir konu satırı dağınık bir izlenim, büyük harfler saldırganlık, gereksiz "tümünü yanıtla" düşüncesizlik, uzun ve karışık gövde ise hazırlıksızlık hissi verir. Hiçbiri tek başına felaket değildir; ama hepsi karşı tarafta sizinle ilgili sessiz bir not bırakır. Göndermeden önceki o kısa son kontrol, çoğu zaman itibarınızı koruyan en ucuz alışkanlıktır.