YÖNETİCİ ASİSTANI GÖREVLERİ

Yönetici Asistanlığı görevlerini açıklamadan önce yönetici asistanı ne demek ondan bahsedelim. Eskiden sekreter adı verilen yönetici asistanlığı, daktilo ile yazmayı bilen herkes için kullanılan bir terimdi. Ancak küresel ekonominin gelişmesi, yönetici asistanlığının artık başlı başına bir disiplin haline gelmesi, yönetici asistanlığını son derece önemli hale getirdi. Artık yöneticiliğin yolu asistanlıktan geçiyor. Çünkü yönetici asistanı olanlar işin mutfağından yetişmiş oluyor. Yönetici asistanı, çok uluslu şirketlerde orta düzey yönetici olarak kabul ediliyor. Yıllar önceki sekreter algısı artık tamamen yıkılmış durumdadır. Dolayısıyla sekreter ifadesi de eskisi kadar kullanılmamaktadır.

Yönetici Asistanının Görev Ve Sorumlulukları

Yönetici asistanı görev tanımı görev yaptığı şirkete göre değişse de genel anlamda yönetici asistanın yani büro sekreterinin görevleri birbirine benzerdir. Bir kargo şirketinde çalışan yönetici asistanı ile hizmet sektöründe iş yapan bir firmanın yönetici asistanı farklı görevler yapabilir ancak sıralayacak olursak yönetici asistanı görevleri aşağıdaki gibidir.

Yönetici Asistanın Görevleri Nelerdir?

• Yönetici sekreterinin görevleri arasında telefonlara bakmak, randevuları ayarlamak, e-posta ve farklı iletişim yolları ile gerçekleşecek diyalogları yönetmek, yöneticiyi tüm bunlardan haberdar etmek başta gelmektedir.

· Yönetici Asistanı şirketin kurumsal kimliğini temsil eden, yöneticinin işlerini kolaylaştıran, yöneticiye yardımcı olan adeta yöneticinin hafızası olan kişidir.

• Üst düzey yönetici Asistanı yöneticinin görevlerini paylaşır. Bu yüzden iyi bir dinleyici iyi bir gözlemci olmalı takip gücü yüksek olmalıdır. Yöneticinin atladıklarını asla atlamamalıdır. Çünkü asistanın görevi yöneticiyi tamamlamaktır.

· Yöneticiyi görmek isteyen herkesi öncelikle yönetici asistanının karşılaması gerekir. Bu nedenle misafirleri tanımak için asistan çalışma yapmalıdır. Gelen misafirleri yönlendirmek, randevuları ayarlamak, randevuları hatırlatmak, uçak bileti otobüs bileti vb biletleri almak, yolculukları planlamak, şirketi iyi tanıtmak misafirlerin şirkette iyi vakit geçirmelerini sağlamak, onların şirketten mutlu ayrılmalarını sağlamak önemli görevleri arasındadır.

· Evrak takibi yapmak, imzaya çıkacak evrakların hazırlanmasını sağlamak, imzaların hatırlatılmasını sağlamak.

· Ajanda tutmak, takvime uygun iş ve işlemleri hazırlamak

· Yazışmaları yönetmek, gelen giden evrakları doğru bir şekilde arşivlemek

· Yöneticinin uyardığı ya da önemli bulduğu bilgileri not almak vakti gelince hatırlatmak.

· Şirket personelinin yönetici ile ilişkilerinde yapıcı rol oynamak, izin işlemlerini takip etmek, personel ile yönetici arasında köprü kurmak.

· Kendisinden istenene metinleri istenen formata uygun olarak yazıp istenen yerlere mail atmak ya da postalamak, alınan mailleri ve mektupları zamanında yöneticiye teslim etmek

Yukarıda sayılanlar yönetici asistanı için resmi görevlerdir. Ancak iyi bir yönetici asistanı yöneticisi ile neredeyse ortak bir hayat yaşar. Onun doğum günü, yıldönümü vb önemli günlerini bilir ve ona hatırlatır. Gergin ve sıkıntılı süreçlerde yöneticinin iyi hissetmesi için küçük iyilikler yapabilir (istemeden çay ikram etmek, olumlu sözler söylemek vb) Yönetici asistanı bütün bunlara rağmen yönetici ile arasındaki çizgiyi asla aşmamalıdır. Çünkü iş ile arkadaşlık birbirine karıştırılabilir. Dolayısıyla statü çakışmaları yaşanabilir. Tüm bunların önüne geçmek için birincil görevlerinizi en doğru şekilde yerine getirmeniz gerekmektedir. İşinizi doğru yapar ve çizginizi korursanız hem sizin hem de yöneticinizin mutlu bir iş hayatı olacaktır.

Yönetici Asistanlığı Konumun Avantajları Nelerdir?

Yönetici asistanının görev ve sorumlulukları itibariyle iktidara çok yakın bir noktada durması yani yöneticinin iş ve işlemlerini takip etmesi onu da iktidarın yani şirket içindeki gücün bir parçası yapıyor. Bu nedenle kendini iyi yetiştirmiş yönetici asistanları yöneticilerini birçok üst düzey yöneticiye nazaran çok daha kolay etkiliyor. Çünkü yönetici görevleri çoğunlukla asistana devrediyor. Bir anlamda şirketin yönetilmesine ortak oluyor. Şirketin bütün ticari sırlarını biliyor. Şirket sırlarını bilen üstelik oldukça ketum ve sadık aynı zamanda bilgili bir asistanı her şirket yönetici yapmak ister. Bu yüzden yönetici sekreter konumu, üst düzey yöneticilik için birincil konumlardan biri olarak kabul ediliyor. Artık şirketlerde yükselmek için birincil öncelik diplomadan ziyade pratikte ortaya konan başarılar olduğundan başarılı bir asistan sonradan diplomaya sahip olabilir ancak başarısız birine diploma bir katkı sağlamaz.

Yönetici Asistanlığı Eğitimi

Yönetici asistanı eğitimi ya da diğer adı ile büro sekreterliği eğitimi kursuna katılan kişiler, şirketlerde yönetici asistanı olarak çalışırlar . Yönetici asistanı görevleri hakkında tam olarak bilgi sahibi olurlar. Yönetici asistanlığı kurslarına bireysel olarak katılabileceğiniz gibi şirketler tarafından toplu olarak kursa tabi tutulmanız da mümkündür. Bu eğitimler iş hayatınızda çok önemli bir açığı kapatacak, özgeçmişinizde parlak bir sayfa olacaktır. Yönetici asistanı eğitimi alan kişiler çok daha kolay iş bulmaktadırlar. Çünkü rakiplerinden bir adım öne geçmeleri onları tercih edilir kılmaktadır. Yönetici Asistanlığı eğitiminde misafir karşılamadan, yazışma kurallarına, yönetici ile ilişkilerden arşivlemeye kadar birçok farklı dalda ders verilmektedir. Dersleri başarı ile geçenlere sertifika verilir.

Yönetici Asistanlığı Maaşları

Yönetici asistanı olmak için önemli bir etken de maaşlardır. Çünkü asistan maaşları ortalama bir şirkette 2000 liradan başlamaktadır. Bu rakam çalışılan şirkete göre 10 bin dolara kadar çıkmaktadır. Özellikle çok uluslu şirketlerin ödedikleri rakamlar daha iyi olmaktadır. Maaş konusunda önemli bir etken de asistanın yeterlilikleri ve aldığı eğitimlerdir. Yönetici asistanlığı eğitimi almanız maaş konusunda elinizi güçlendirecektir.