ÜST DÜZEY YÖNETİCİ ASİSTANLIĞI NEDİR?

Yönetici asistanlığı, şirket, kurum ve kuruluşlarda görev yapan üst düzey yöneticilere günlük rutinlerinde yardımcı olan, önemli görevlere sahip yönetici adaylarının yaptığı işe verilen isimdir. Üst düzey yönetici asistanı olabilmek için yönetici asistanlığı alanında üniversite okumuş olmak yahut bu alanda ciddi bir kurumdan eğitim almış olmak gerekir.

Yönetici asistanlığı çok uluslu şirketlerde üst düzey yönetici olmanın belki de en kolay yoludur. Çünkü üst düzey yönetici asistanlığı demek, şirketin tepe isimlerinin daima yanı başında olmak demektir. Bu nedenle yöneticilerin takdirini ve güvenini kazanan kişiler şirket içerisinde çok daha hızlı yükselebilirler. Üst düzey yönetici asistanları kişisel özelliklerini ve yeteneklerini üst düzey yönetici asistanlığı sertifika programı ile taçlandırırlarsa çok daha kolay iş bulabilir ve alanında kariyer yapma imkanına sahip olabilir.

Üst Düzey Yönetici Asistanlığı Eğitimi

Yönetici asistanlığı eğitiminde kişisel özelliklerin geliştirilmesi de dahil olmak üzere birçok konuda eğitim verilir. Bu eğitimler Asistan adayının kariyer planlamasında çok önemli bir yere sahip olur. Çünkü alınan eğitimler sadece üst düzey yönetici asistanlığı eğitimleri için değil şirket kültürü içinde bulunan herkes için faydalı eğitimlerdir. Üst düzey yönetici asistanı kurslarında verilen eğitim ve derslerden bazıları şöyledir.

Saygı kuralları ve tanışma,
Planlamala,
Mesleki sorumluluklar,
Üst düzey yönetici asistanlığı ile ilgili mutlaka bilinmesi gerekenler,
Koordinasyon, denetleme, yönetim, denetim
Rapor hazırlama, dosyalama, arşivleme
Randevu düzenleme, misafir ağırlama, misafir karşılama
Yönetici ile ilişkiler, şirket personeli ile ilişkiler
Kurumu tanıma, kurum kültürüne sahip çıkma
Ofis düzenleme,
İş ve görevler Yönetici asistanının görev tanımı
Sorun çözme becerisi geliştirme
Zaman yönetimi
Bilgi akışı, bilgi yöneltme
Sorunların listelenmesi, çözülmesi
Yönetici ile 3. kişilerin ilişkilerinde asistanın rolü
Yönetimin temel öğeleri
Davranış Bilimleri
Yönetimin temel ilkeleri

Üst Düzey Yönetici Asistanlığı Sertifika Programları Faydası

Üst düzey yönetici asistanlığı kursları, katılımcıların kendi özelliklerini keşfetmelerini sağlar, yapıcı diyalog kurmanın, olumlu bireysel ilişkilerin geliştirilmesi için yetenekler kazanır. Yönetici ile kurulacak ilişkinin türü ve mahiyeti hakkında bilgi sahibi olur. Hem samimi hem mesafeli kalabilmek otoriteler ve astları arasında önemli bir sorundur. Üst düzey yönetici asistanı kursları bu ilişkinin ayarlanmasında son derece önemli rol oynar. Yönetici asistanlığı kursları olmadan evrak takibi ve arşivleme yapmak çok daha zor olacaktır. Bu kurslar ciddi bir kariyerin temelini oluşturacak, tüm iş başvurularınızda özgeçmişinizde önemli bir yer tutacaktır. Kurs almanın yanı sıra alanında deneyimli bir firmadan kurs almak da son derece önemlidir. Bu alanda kendini ispatlamış çok az sayıda profesyonel eğitim şirketi bulunmaktadır. Kurs seçimlerinizde deneyim ve ders içeriği aramanız gereken ilk özellikler olmalıdır.

Üst Düzey Yönetici Asistanlığı Görev Tanımı

Üst Düzey Yönetici asistanlığı, hem çok hareketli hem çok zor hem de çok keyifli bir meslektir. Sürekli takip etmek zorunda olduğunuz birinin olması işleri zorlaştırır. Ama her şeyin tam ortasında olmanın verdiği iktidar hissi de sizi başarılı hissettirecektir. Bu nedenle yöneticilerin her işinde ona yardımcı olan yönetici asistanları çok zor işlerin üstesinden gelirler. Bu işlere baktığımızda;

· Gelen giden evrakların takibi

· Misafirlerin ağırlanması randevuların ayarlanması

· Tüm yazışmaların yapılması

· Seminer konferans, uçak bileti vb tüm zamanlı işler için önceden planlama yapılması

· Yöneticinin not alınmasını istediği ya da uyardığı her şeyi ajandaya kaydetmek ve vakti gelince hatırlatmak

· Yöneticiye yoğun işler arasında hareket kabiliyeti sağlamak

· Metin hazırlamak bu metinleri istenen yerlere yollamak

· Yönetici hakkında çıkan haberler hakkında yöneticiyi haberdar etmek

· Şirketi temsil etmek, ona göre davranmak, ona göre hareket etmek ve güzel giyinmek.

· Şirket çalışanları ve yönetici arasında olumlu ilişkiler kurulması için gönüllü olmak.

Yukarıda sayılan tüm görevler resmi olarak yapmanız gerekenler arasındadır. Her şirketin her yöneticinin beklentileri farklıdır. Dolayısıyla bu beklentileri önceden öğrenmeniz ve buna göre hareket etmeniz gerekir.

Üst düzey yönetici asistanlığı yapmak için asla resmi görevleriniz yani standart iş tanımınızda bulunan görevler yetmez. Çünkü üst düzey yöneticiler, mükemmeliyetçi insanlardır. Özellikle çok uluslu şirketlerde işiniz daha da zor olacaktır. Çünkü yurtdışı seyahatlerde sizin de seyahate katılmanız gerekebilir. Ya da gece yarısı yatağınızdan kalkıp işinizin başına dönmeniz gerekebilir. Ancak tüm bunların karşılığı da çok güzel bir maaş ve iyi bir kariyer olarak size dönecektir.

Çünkü yönetici asistanlığı eski vasfının çok çok üzerine çıkmış bir meslektir. Eskiden sadece telefona bakan, randevu alan sekreter konumundaki asistanlık son 20 yılda müthiş mesafe kat etmiş ve tüm şirketlerde bu görevi işgal edenler, potansiyel yönetici adayları olarak görülmeye başlanmıştır. Eğer siz de kariyerinizi büyük şirketlerde yöneticilik olarak planlıyorsanız, üst düzey yönetici asistanlığı eğitimi almanızda büyük faydalar bulunmaktadır.