YÖNETİCİ ASİSTANLIĞI GÖREVLERİ

Yönetici Asistanlığı , okulu, bölümü, fakültesi olan uluslararası arenada kabul görmüş geçerli ve bilimsel bir meslektir. Eskiden sekreter ya da asistan dendiğinde sadece daktilo kullanabilme yeteneğine sahip insanların mesleği akla gelirmiş. Ancak günümüzde yönetici asistanlığı, üst düzey yöneticiliğin giriş basamağı olarak görülmektedir.

Günümüzde donanımlı yönetici asistanları, yerli ve yabancı şirketlerde orta düzey yönetici olarak kabul ediliyor. Konumu itibariyle iktidar gücü de bir hayli yüksek olan yönetici asistanlığı çok tercih edilen bir meslek haline gelmiş durumdadır. Yönetici Asistanı, yönetici sekreteri ve yönetici yardımcısı, aynı anlamlara gelen terimlerdir. Ancak günümüzde en çok kullanılan terim Yönetici Asistanı terimidir.

Yönetici asistanının görevleri nelerdir ? Sorusuna yanıtımız bi hayli uzun olacaktır. Çünkü Yöneticinin görevleri ile paralel bir çizgide ilerleyen yönetici asistanı görevleri, yönetici görevlerini destekler niteliktedir.

Yönetici Asistanlığı Görevleri

Yönetici Asistanının görevleri çalıştığı sektöre göre değişiklik arz etse de genel hatlarıyla aynıdır.

• Asistanlığı yapılan yöneticinin randevularını ayarlamak, gelen ziyaretçileri karşılamak, ziyaretçilerin, yönetici ile olan randevularının zamanlamasını yapmak. Misafir ve ziyaretçilerin iyi karşılanmasını ve ağırlanmasını sağlamak yönetici asistanının yapması gerekenler arasındadır

• Yöneticinin seyahatlerini düzenlemek, biletlerini almak, toplantı, seminerlerin ve diğer davetlerin organizasyonunu yapmak

• Yönetici ile iletişime geçmek isteyen herkesin(yakın çevre dışında) yönetici ile arasında gerek telefon gerek e-posta ve diğer iletişim araçları ile bağ kurmak. Gerekli görüşmeleri kayıt altına almak.

• Yöneticinin imza gerektiren evrakları hatırlatmak ve imzalatmak, yazılması gereken yazıları yazmak…

• Yöneticinin tüm yazışmalarını arşivlemek, günü gelen evrak ve randevuları hatırlatmak

• Yöneticiye bağlı personelin izin işlemlerinde personel ile yönetici arasında, iletişimi sağlamak, evrakları kabul etmek, dilekçeleri almak ve yönetici onayına sunmak.

• Yönetici asistanı iş güvenliği, personellerin sorunları vb konularda yöneticiyi daima bilgilendirir.

• Vakti dolmuş donanım ve eşyaların değiştirilmesi için yöneticiyi bilgilendirir.

• Seyahat organizasyonları, toplantı organizasyonları, iletişim trafiği en önemli görevidir.

Yönetici asistanlığı – Büro Sekreterliği Eğitimi

Büro sekreterinin görevleri ile yönetici asistanı görev tanımı aynıdır. Çünkü bu iki meslek aynı meslektir. Bu yüzden eskiden kalma bir alışkanlık olarak okullarımızda asistanlık eğitimi için büro yönetimi, büro sekreterliği gibi tanımlar kullanılır.

Ülkemizde meslek liselerinden başlamak üzere ön lisans, lisans ve yüksek lisans düzeyinde eğitim verilmektedir. Ancak hali hazırda eğitimi olanlar ya da başka bir alanda eğitim almış olanlar için yönetici asistanlığı eğitimi verilmektedir.

İyi bir yönetici asistanı nasıl olmalıdır?

Güler yüzlü ve enerjik olmak yönetici asistanının görev ve sorumlulukları arasında olmasa da bir asistan için olmazsa olmaz bir özelliktir. Kılık kıyafetine özen gösteren, dedikodu yapmayan, personel ile yönetici arasında denge kurabilmeyi bilen, zeki, güçlü bir hafızaya sahip, not alan, en az bir yabancı dil bilen, çözümleyici zihin yapısına sahip bir asistan tercih edilen bir asistan olacaktır.

Asistanlar ketum olmalıdır. Yöneticinin birçok sırrına vakıf olacaklarından bunları asla hiç kimseye anlatmaması gerekir. Gerek kişisel gerek ticari sırları kendisinden istenmesine gerek kalmadan saklamalıdır. İyi bir asistan hem empatik hem de diplomatik davranabilmelidir. İyi bir asistan yöneticisinin başarısını artırır. Ona güven verir ve işlerin daha hızlı ve kolay yürümesini sağlar.

Tüm bunlar üst düzey yönetici asistanı görevleri arasında yazılı olmayan kurallar şeklinde yer alır. Yönetici asistanlığı Devlet kademelerindeki özel kalem müdürü gibidir. Yöneticilerin hayatlarının, zamanlarının ve ilişkilerinin düzenlenmesinde asistanların büyük rolü vardır.

Yönetici Asistanı Maaşları

Yönetici Sekreteri diğer adıyla yönetici asistanı maaşları, asistanın eğitimize, tecrübesine, ve işinde başarılı olup olmamasına göre değişiklik arz eder. Ayrıca çalıştığı şirket de maaşı belirleyen önemli bir unsurdur. Yönetici sekreteri maaşları konusunda net bir rakam söylemek çok zor olsa da kendini yetiştirmiş bir yönetici sekreteri, gayet tatmin edici bir maaş alacaktır.

Yönetici asistanı olmak için Yönetici asistanlığı kursu veren eğitim kurumlarından destek alabilirsiniz. Eğitim kalitesi yüksek bir kurs bir meslek yüksek okulunun verdiği eğitimden daha fazlasını size sunabilir. Çünkü iş hayatına adapte olmuş, aktif ve pratik eğitim veren kurslar, sizi yönetici asistanlığına hazırlayacak eğitimi verme kapasitesine sahip olurlar.